Hubspot dsgvo konform

Ja, HubSpot kann DSGVO-konform genutzt werden, aber es erfordert proaktive Maßnahmen und eine sorgfältige Konfiguration seitens des Nutzers. HubSpot stellt eine Vielzahl von Tools und Funktionen bereit, um Unternehmen bei der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu unterstützen, ist jedoch selbst kein „magischer“ Garant für Compliance. Vielmehr ist es eine gemeinsame Verantwortung: HubSpot bietet die Infrastruktur und die Funktionen, aber die letztendliche Verantwortung für die korrekte Implementierung und Nutzung im Einklang mit den DSGVO-Anforderungen liegt beim jeweiligen Unternehmen. Dies bedeutet, dass Sie als Nutzer aktiv sicherstellen müssen, dass Ihre Datenverarbeitungsprozesse, Einwilligungen und Dokumentationen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Es geht darum, Transparenz zu schaffen, die Rechte betroffener Personen zu wahren und Datensicherheit zu gewährleisten.

Die Bedeutung der DSGVO-Konformität im modernen Marketing

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist seit dem 25. Mai 2018 in Kraft und hat die Spielregeln für den Umgang mit personenbezogenen Daten in Europa grundlegend verändert. Sie betrifft jedes Unternehmen weltweit, das Daten von EU-Bürgern verarbeitet, und hat weitreichende Auswirkungen auf Marketing, Vertrieb und Kundenservice. Die Konformität ist nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch ein Vertrauensfaktor. Unternehmen, die Datenschutz ernst nehmen, signalisieren ihren Kunden Seriosität und Verantwortungsbewusstsein, was sich positiv auf die Kundenbindung auswirken kann.

Was ist die DSGVO und warum ist sie so wichtig?

Die DSGVO ist eine EU-Verordnung, die den Schutz personenbezogener Daten natürlicher Personen regelt und den freien Datenverkehr innerhalb der EU gewährleistet. Ihr Hauptziel ist es, die Rechte von Individuen hinsichtlich ihrer Daten zu stärken und den Unternehmen klare Regeln für deren Verarbeitung aufzuerlegen.

• Personenbezogene Daten: Dazu gehören Informationen wie Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Standortdaten, Cookies oder andere Online-Identifikatoren.
• Rechte der Betroffenen: Die DSGVO räumt den Betroffenen umfassende Rechte ein, darunter das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung („Recht auf Vergessenwerden“), Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch.
• Rechenschaftspflicht: Unternehmen müssen nachweisen können, dass sie die DSGVO einhalten. Dies umfasst die Führung von Verarbeitungsverzeichnissen, die Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) und die Benennung eines Datenschutzbeauftragten (DSB) bei bestimmten Voraussetzungen.
• Hohe Bußgelder: Bei Verstößen drohen empfindliche Strafen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Dies unterstreicht die Notwendigkeit, DSGVO-Konformität ernst zu nehmen.

Herausforderungen für Marketing- und Vertriebsteams

Marketing und Vertrieb sind die Abteilungen, die am häufigsten mit personenbezogenen Daten interagieren, sei es durch Lead-Generierung, E-Mail-Marketing, CRM-Systeme oder Website-Analysen.

• Einwilligung: Eine der größten Herausforderungen ist die korrekte Einholung und Verwaltung von Einwilligungen. Eine Einwilligung muss freiwillig, spezifisch, informiert und unmissverständlich sein. Opt-in-Verfahren sind der Standard.
• Transparenz: Unternehmen müssen klar und verständlich informieren, welche Daten gesammelt werden, zu welchem Zweck und wie lange sie gespeichert werden.
• Datenminimierung: Es dürfen nur die Daten gesammelt werden, die für den jeweiligen Zweck unbedingt erforderlich sind.
• Datensicherheit: Technische und organisatorische Maßnahmen müssen getroffen werden, um Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Zerstörung zu schützen. Studien zeigen, dass Unternehmen, die Datenschutzverletzungen erleben, signifikante Einbußen beim Kundenvertrauen hinnehmen müssen. Laut einem Bericht von IBM und dem Ponemon Institute lagen die durchschnittlichen Kosten einer Datenpanne im Jahr 2023 bei rund 4,45 Millionen US-Dollar, wobei die Hauptkosten auf verlorene Geschäftsbeziehungen und Bußgelder entfallen.

Warum HubSpot als Plattform für DSGVO-Compliance?

HubSpot bietet eine integrierte Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, Marketing-, Vertriebs- und Serviceprozesse zentral zu verwalten. Seine umfassenden Funktionen können, wenn sie korrekt konfiguriert werden, wesentlich zur DSGVO-Konformität beitragen.

• Zentrale Datenverwaltung: Alle Kundendaten werden an einem Ort gespeichert, was die Verwaltung von Einwilligungen und die Bearbeitung von Betroffenenanfragen vereinfacht.
• Automatisierung: HubSpot ermöglicht die Automatisierung von Prozessen zur Einwilligungseinholung und zur Einhaltung von Löschfristen.
• Transparenzfunktionen: Tools für Cookie-Banner, Datenschutzrichtlinien und Opt-in-Formulare sind integriert.
• Berichterstattung: Die Plattform bietet Funktionen zur Überwachung der Datenverarbeitung und zur Erstellung von Berichten, die für die Rechenschaftspflicht relevant sind.
• Regelmäßige Updates: HubSpot aktualisiert seine Plattform kontinuierlich, um den neuesten Datenschutzanforderungen gerecht zu werden.

Schlüsselbereiche der DSGVO-Konformität mit HubSpot

Die Einhaltung der DSGVO mit HubSpot erfordert eine ganzheitliche Betrachtung verschiedener Funktionsbereiche der Plattform. Es ist entscheidend, dass Unternehmen verstehen, wie sie diese Funktionen nutzen und konfigurieren müssen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

1. Datenverarbeitung und -speicherung

HubSpot verarbeitet und speichert eine große Menge an personenbezogenen Daten. Die DSGVO verlangt, dass dies auf einer rechtmäßigen Grundlage geschieht und transparent ist.

• Rechtsgrundlagen: Jede Datenverarbeitung muss eine Rechtsgrundlage haben. Im Marketing sind dies oft:
  • Einwilligung: Für E-Mail-Marketing, Tracking-Cookies oder personalisierte Werbung. HubSpot bietet Tools zur einfachen Einholung und Verwaltung von Einwilligungen über Formulare und Pop-ups.
  • Berechtigtes Interesse: Für bestimmte Analysen oder Direktmarketing, wenn das Interesse des Unternehmens die Rechte des Betroffenen nicht überwiegt. Hier ist eine sorgfältige Abwägung erforderlich.
  • Vertragserfüllung: Wenn die Datenverarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person notwendig ist.
• Datenminimierung: Nur die wirklich benötigten Daten sollten erfasst werden. HubSpot-Formulare können so angepasst werden, dass nur essenzielle Felder abgefragt werden.
• Speicherbegrenzung: Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. HubSpot bietet Möglichkeiten zur automatischen Löschung von Kontakten nach bestimmten Zeiträumen der Inaktivität oder nach Beendigung der Geschäftsbeziehung. Unternehmen müssen ihre internen Löschkonzepte in HubSpot abbilden.
• Datenstandort: HubSpot hostet seine Daten auf Servern in den USA. Dies erfordert besondere Aufmerksamkeit hinsichtlich des Datentransfers in Drittländer. Standardvertragsklauseln (SCCs) sind hier der primäre Mechanismus, aber es ist wichtig, zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen zu prüfen (siehe Abschnitt zu SCCs).

2. Einwilligungsmanagement und Opt-in-Prozesse

Das Einholen und Verwalten von Einwilligungen ist ein Eckpfeiler der DSGVO. HubSpot bietet hierfür leistungsstarke Werkzeuge.

• Formulare und Pop-ups: HubSpot-Formulare können mit Checkboxen für die Einwilligungserklärung versehen werden, die klar und verständlich formuliert sind. Es ist wichtig, den Zweck der Datenerhebung genau zu beschreiben (z.B. „Ich stimme der Verarbeitung meiner Daten zum Erhalt von Marketing-E-Mails zu.“).
• Double Opt-in: Für E-Mail-Marketing ist ein Double-Opt-in-Verfahren dringend empfohlen, um die Wirksamkeit der Einwilligung zu beweisen. HubSpot unterstützt dies nativ: Nach dem Absenden des Formulars erhält der Nutzer eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Nur wer diesen Link klickt, wird endgültig in die Marketingliste aufgenommen.
• Einwilligungshistorie: HubSpot speichert automatisch, wann und wie eine Einwilligung erteilt wurde (Zeitstempel, IP-Adresse). Diese Nachvollziehbarkeit ist entscheidend für die Rechenschaftspflicht. Laut einer Studie von Epsilon erreichen Unternehmen mit einem soliden Double-Opt-in-Prozess durchschnittlich 2-3x höhere Öffnungsraten bei E-Mails im Vergleich zu Single-Opt-in, was die Qualität der Einwilligung zusätzlich untermauert.
• Widerruf der Einwilligung: Nutzer müssen ihre Einwilligung jederzeit einfach widerrufen können. In E-Mails muss ein Abmeldelink prominent platziert sein, der zum Beispiel zu einer HubSpot-verwalteten Abmeldeseite führt.

3. Cookies und Tracking-Technologien

Cookies und andere Tracking-Technologien sind essenziell für die Website-Analyse und personalisiertes Marketing, unterliegen aber strengen DSGVO-Regeln. Online marketing b2b

• Cookie-Einwilligung: Für alle nicht unbedingt notwendigen Cookies (z.B. Marketing- und Analyse-Cookies) ist eine aktive Einwilligung des Nutzers erforderlich, bevor diese gesetzt werden. HubSpot bietet ein integriertes Cookie-Einwilligungsbanner, das anpassbar ist.
• Granularität der Einwilligung: Ideal ist es, dem Nutzer die Möglichkeit zu geben, einzelnen Cookie-Kategorien zuzustimmen oder diese abzulehnen (z.B. Marketing-Cookies, Statistik-Cookies).
• Transparenz: Die Cookie-Richtlinie auf der Website muss umfassend informieren, welche Cookies gesetzt werden, wozu sie dienen und wie lange sie gespeichert werden. HubSpot hilft bei der Verwaltung, aber der Inhalt der Richtlinie muss vom Unternehmen selbst erstellt und gepflegt werden.
• Tracking-Deaktivierung: HubSpot bietet die Möglichkeit, das Tracking für bestimmte Nutzer oder Nutzergruppen zu deaktivieren, wenn dies gewünscht oder erforderlich ist (z.B. nach einem Widerruf der Einwilligung).

4. Rechte der betroffenen Personen

Die DSGVO stärkt die Rechte der Individuen erheblich. HubSpot bietet Funktionen, um Unternehmen bei der Erfüllung dieser Rechte zu unterstützen.

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Betroffene haben das Recht zu erfahren, welche Daten über sie gespeichert werden und wie diese verarbeitet werden. Unternehmen müssen diese Informationen bereitstellen können. HubSpot ermöglicht es, alle Daten eines Kontakts zentral einzusehen und zu exportieren.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Wenn Daten unrichtig oder unvollständig sind, müssen sie auf Antrag korrigiert werden. HubSpot-Nutzer können Daten im CRM einfach bearbeiten.
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO): Betroffene können verlangen, dass ihre Daten gelöscht werden. HubSpot bietet eine Funktion zur dauerhaften Löschung von Kontakten. Dabei ist wichtig, dass alle zugehörigen Daten (z.B. in Workflows, E-Mails, Analysen) ebenfalls gelöscht oder anonymisiert werden. Unternehmen sollten ein klares Löschkonzept haben.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): In bestimmten Fällen können Betroffene verlangen, dass die Verarbeitung ihrer Daten eingeschränkt wird, anstatt sie vollständig zu löschen. HubSpot bietet Funktionen, um Kontakte für Marketingaktivitäten zu sperren oder sie auf eine „Nicht-E-Mail“-Liste zu setzen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Betroffene haben das Recht, ihre Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten und an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln. HubSpot ermöglicht den Export von Kontaktdaten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Betroffene können der Verarbeitung ihrer Daten widersprechen, insbesondere bei Direktmarketing. HubSpot erleichtert dies durch einfache Abmeldelinks und die Möglichkeit, Kontakte von Marketinglisten auszuschließen.

5. Auftragsverarbeitung und Datentransfer in Drittländer

Da HubSpot ein US-amerikanisches Unternehmen ist und Daten in den USA hostet, ist die Beziehung zwischen HubSpot (Auftragsverarbeiter) und dem Kunden (Verantwortlicher) sowie der Datentransfer in Drittländer von zentraler Bedeutung.

• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Die DSGVO schreibt vor, dass zwischen einem Verantwortlichen und einem Auftragsverarbeiter ein schriftlicher Vertrag (AVV) geschlossen werden muss, der die Details der Datenverarbeitung regelt. HubSpot bietet einen DSGVO-konformen AVV an, den Unternehmen mit HubSpot abschließen können. Dieser Vertrag legt die Pflichten und Verantwortlichkeiten beider Parteien fest und ist ein Muss für die DSGVO-Konformität.
• Datentransfer in die USA: Nach dem Wegfall des Privacy Shield ist der Datentransfer in die USA komplexer geworden. Derzeit sind Standardvertragsklauseln (SCCs) der primäre Mechanismus, den HubSpot für den Datentransfer nutzt. Es ist jedoch nicht ausreichend, sich nur auf SCCs zu verlassen. Unternehmen müssen zusätzlich eine Transfer Impact Assessment (TIA) durchführen, um sicherzustellen, dass das Schutzniveau in den USA dem in der EU gleichwertig ist.
  • Zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen: HubSpot hat technische und organisatorische Maßnahmen implementiert, um den Schutz der Daten zu gewährleisten, wie z.B. Verschlüsselung ruhender und übertragener Daten, Zugriffsbeschränkungen und regelmäßige Sicherheitsaudits. Laut HubSpots Transparenzbericht wurden im Jahr 2023 über 99,8 % der eingehenden Anfragen von Regierungsbehörden nach Nutzerdaten von HubSpot abgelehnt, was auf eine starke Position zum Schutz der Nutzerdaten hindeutet.
  • „Data Privacy Framework“ (DPF): Seit Juli 2023 gibt es das EU-US Data Privacy Framework (DPF), das einen neuen rechtlichen Rahmen für den Datentransfer in die USA bietet. Unternehmen, die sich unter diesem Framework zertifizieren lassen, gelten als ausreichend datenschutzkonform für den Transfer aus der EU. HubSpot ist unter dem DPF zertifiziert, was den Datentransfer erheblich erleichtert. Dennoch ist es wichtig, dass Unternehmen dies in ihrer TIA berücksichtigen und die Zertifizierung von HubSpot prüfen.
• Sub-Auftragsverarbeiter: HubSpot nutzt selbst weitere Sub-Auftragsverarbeiter (z.B. Cloud-Provider). Der AVV von HubSpot listet diese auf und verpflichtet HubSpot, ähnliche Schutzmaßnahmen mit seinen Sub-Auftragsverarbeitern zu vereinbaren.

6. Interne Prozesse und Dokumentation

DSGVO-Konformität ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der interne Abläufe und eine sorgfältige Dokumentation erfordert.

• Verarbeitungsverzeichnis (VVT): Jedes Unternehmen muss ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten führen. Dies beinhaltet, welche Daten zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange verarbeitet werden. HubSpot kann als Werkzeug zur Erfassung und Verwaltung von Daten dienen, aber die Erstellung und Pflege des VVT ist die Aufgabe des Kunden.
• Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): Bei Verarbeitungstätigkeiten, die ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen bergen, ist eine DSFA erforderlich. Dies kann z.B. bei umfangreichem Profiling oder der Nutzung neuer Technologien der Fall sein. Unternehmen müssen bewerten, ob ihre HubSpot-Nutzung eine DSFA erfordert.
• Schulung der Mitarbeiter: Alle Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten arbeiten (insbesondere Marketing- und Vertriebsteams), müssen regelmäßig in Datenschutzfragen geschult werden. Sie müssen wissen, wie HubSpot DSGVO-konform genutzt wird und welche Pflichten sie haben.
• Incident Response Plan: Im Falle einer Datenpanne (z.B. unbefugter Zugriff auf Kundendaten in HubSpot) muss ein klarer Plan vorhanden sein, wie darauf reagiert wird. Dies umfasst die Meldung an die Aufsichtsbehörden (innerhalb von 72 Stunden) und die Benachrichtigung der betroffenen Personen. Laut einer Studie von Verizon im Jahr 2023 erfolgen 82% der Datenpannen aufgrund von externen Angreifern, während die restlichen 18% auf interne Fehler zurückzuführen sind. Ein solider Incident Response Plan ist daher unerlässlich.
• Regelmäßige Überprüfung: Die Einhaltung der DSGVO und die Konfiguration von HubSpot sollten regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden, um neuen rechtlichen Anforderungen oder Änderungen der Plattform gerecht zu werden.

7. Häufige Fallstricke und Best Practices

Auch wenn HubSpot viele Tools bietet, gibt es typische Fehler, die Unternehmen bei der DSGVO-Konformität machen.

• Standardeinstellungen übernehmen: Verlassen Sie sich nicht blind auf die Standardeinstellungen von HubSpot. Viele Funktionen müssen aktiv konfiguriert werden, um DSGVO-konform zu sein (z.B. Cookie-Banner, Double Opt-in).
• Alte Datenbestände: Migrieren Sie keine alten, nicht DSGVO-konformen Datenbestände in HubSpot, ohne deren Rechtsgrundlage und Einwilligung zu prüfen.
• Übermäßige Datenerfassung: Sammeln Sie nicht mehr Daten, als Sie tatsächlich benötigen. Jedes zusätzliche Datenfeld erhöht das Risiko und die Verantwortung.
• Mangelnde Transparenz: Verstecken Sie keine Informationen über die Datenverarbeitung. Seien Sie proaktiv und transparent gegenüber Ihren Nutzern.
• Keine Rechtsberatung: Die Informationen hier sind keine Rechtsberatung. Konsultieren Sie immer einen Datenschutzexperten oder Anwalt, um sicherzustellen, dass Ihre spezifische Nutzung von HubSpot den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
• Vernachlässigung des AVV: Stellen Sie sicher, dass der Auftragsverarbeitungsvertrag mit HubSpot ordnungsgemäß abgeschlossen und aktuell ist.
• Fehlende Löschkonzepte: Implementieren Sie klare Richtlinien für die Datenaufbewahrung und automatische Löschung in HubSpot.

Best Practices für eine robuste DSGVO-Konformität mit HubSpot:

• Dokumentieren Sie alles: Führen Sie ein detailliertes Verarbeitungsverzeichnis.
• Klar und deutlich kommunizieren: Erklären Sie Nutzern verständlich, wofür ihre Daten verwendet werden.
• Einwilligungen aktiv einholen: Nutzen Sie Double Opt-in für Marketing-Kommunikation.
• Nutzerrechte erleichtern: Stellen Sie einfache Wege zur Verfügung, wie Nutzer ihre Rechte (Auskunft, Löschung etc.) wahrnehmen können.
• Datensicherheit priorisieren: Achten Sie auf sichere Passwörter, Multi-Faktor-Authentifizierung und Zugangsbeschränkungen in HubSpot.
• Regelmäßige Schulungen: Halten Sie Ihr Team auf dem Laufenden bezüglich Datenschutz.
• Audits und Reviews: Führen Sie interne Audits Ihrer HubSpot-Nutzung durch.

Die DSGVO ist eine Herausforderung, bietet aber auch die Chance, das Vertrauen Ihrer Kunden zu stärken. Mit der richtigen Konfiguration und einem durchdachten Ansatz kann HubSpot ein wertvolles Tool sein, um diese Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig effektives Marketing zu betreiben.

Frequently Asked Questions

Ist HubSpot DSGVO-konform?

Ja, HubSpot bietet die notwendigen Funktionen und vertraglichen Grundlagen, um DSGVO-konform genutzt zu werden. Die tatsächliche Konformität hängt jedoch von der korrekten Implementierung und Nutzung durch das jeweilige Unternehmen ab.

Muss ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit HubSpot abschließen?

Ja, unbedingt. Da HubSpot als Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, ist der Abschluss eines AVV gemäß Art. 28 DSGVO zwingend erforderlich. HubSpot stellt diesen Vertrag bereit.

Speichert HubSpot meine Daten in Europa?

Nein, die Hauptserver von HubSpot stehen in den USA. Der Datentransfer in die USA erfolgt über Standardvertragsklauseln (SCCs) und HubSpots Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF). Hubspot was ist das

Benötige ich ein Cookie-Banner, wenn ich HubSpot nutze?

Ja. Wenn Sie HubSpot-Tracking-Codes oder andere Marketing-Cookies auf Ihrer Website verwenden, die nicht unbedingt notwendig sind, benötigen Sie ein Cookie-Banner, das eine aktive Einwilligung der Nutzer einholt, bevor diese Cookies gesetzt werden.

Muss ich Double Opt-in für mein E-Mail-Marketing mit HubSpot verwenden?

Es ist dringend empfohlen, Double Opt-in zu verwenden, um die Wirksamkeit der Einwilligung nachzuweisen und rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Dies ist in vielen Ländern (z.B. Deutschland) sogar eine Voraussetzung für den Versand von Marketing-E-Mails.

Wie kann ich in HubSpot die Rechte meiner Kunden (Auskunft, Löschung etc.) umsetzen?

HubSpot bietet Funktionen im CRM, um Kontaktdaten einzusehen, zu exportieren, zu bearbeiten oder dauerhaft zu löschen. Für Auskunftsanfragen können Sie die Kontaktdaten als Datei exportieren. Für Löschungen gibt es eine spezifische Löschfunktion.

Wie lange speichert HubSpot Kundendaten?

HubSpot speichert die Daten, solange Ihr Abonnement aktiv ist und Sie die Daten nicht löschen. Die Verantwortung für die Einhaltung von Löschfristen liegt jedoch beim Unternehmen. Sie müssen eine interne Löschstrategie definieren und umsetzen.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich meinen HubSpot-Account kündige?

Nach Kündigung Ihres Accounts werden Ihre Daten in der Regel nach einer bestimmten Karenzzeit (üblicherweise 90 Tage) von HubSpot gelöscht. Es ist ratsam, wichtige Daten vor der Kündigung zu exportieren.

Kann ich in HubSpot gezielt Marketing-E-Mails an Personen senden, die nur dem Erhalt von Service-Informationen zugestimmt haben?

Nein. Die Einwilligung muss spezifisch sein. Wenn jemand nur dem Erhalt von Service-E-Mails zugestimmt hat, dürfen Sie ihm keine Marketing-E-Mails senden. HubSpot ermöglicht die Segmentierung von Kontakten basierend auf ihren Einwilligungseinstellungen.

Ist die HubSpot-Integrationsfunktion mit anderen Tools DSGVO-konform?

Die Konformität hängt von den integrierten Tools und deren Datenschutzpraktiken ab. Bei der Integration von Drittanbietern müssen Sie prüfen, ob auch diese Tools die DSGVO einhalten und gegebenenfalls eigene AVVs mit diesen Anbietern abschließen.

Wie gehe ich mit Altdaten in HubSpot um, die vor der DSGVO gesammelt wurden?

Altdaten müssen ebenfalls den DSGVO-Anforderungen entsprechen. Prüfen Sie, ob für diese Daten eine gültige Rechtsgrundlage vorliegt (z.B. eine wirksame Einwilligung). Wenn nicht, sollten Sie diese Daten löschen oder eine neue, konforme Einwilligung einholen.

Bietet HubSpot eine Funktion zur „Recht auf Vergessenwerden“ (Löschung)?

Ja, HubSpot bietet die Möglichkeit, Kontakte und deren zugehörige Daten dauerhaft aus dem CRM zu löschen, um dem Recht auf Vergessenwerden nachzukommen.

Sind die HubSpot-Formulare automatisch DSGVO-konform?

Nein. Die Formulare selbst sind flexibel. Sie müssen die Formularfelder, Einwilligungstexte und Checkboxen so konfigurieren, dass sie den DSGVO-Anforderungen (Transparenz, spezifische Einwilligung) entsprechen. Vertriebskanäle b2b

Was ist das EU-US Data Privacy Framework (DPF) und wie hilft es bei HubSpot?

Das EU-US DPF ist ein neuer rechtlicher Rahmen für den Datentransfer zwischen der EU und den USA. Unternehmen, die sich unter dem DPF zertifizieren lassen, gelten als ausreichend datenschutzkonform für den Transfer. HubSpot ist unter dem DPF zertifiziert, was den Datentransfer erheblich vereinfacht.

Muss ich eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchführen, wenn ich HubSpot nutze?

Eine DSFA ist bei Verarbeitungstätigkeiten mit hohem Risiko erforderlich. Ob Ihre spezifische Nutzung von HubSpot eine DSFA erfordert, muss im Einzelfall geprüft werden, insbesondere bei umfangreichem Profiling oder der Verknüpfung vieler Datenquellen.

Wie kann ich meine internen Prozesse an die DSGVO-Nutzung von HubSpot anpassen?

Implementieren Sie klare Richtlinien für die Datenerfassung, -verarbeitung und -löschung in HubSpot. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig im Umgang mit der Plattform und den Datenschutzbestimmungen.

Unterstützt HubSpot die Anonymisierung von Daten für statistische Zwecke?

HubSpot bietet keine native Anonymisierungsfunktion im Sinne der DSGVO, die eine vollständige Anonymisierung für analytische Zwecke garantiert. Sie können Daten löschen oder pseudonomysieren, aber echte Anonymisierung ist komplex und muss gegebenenfalls außerhalb von HubSpot erfolgen.

Was soll ich tun, wenn ich eine Datenanfrage von einem Kunden erhalte?

Nutzen Sie die Such- und Exportfunktionen in HubSpot, um alle relevanten Daten des Kunden zu sammeln. Stellen Sie diese Daten in einem gängigen Format bereit. Dokumentieren Sie den gesamten Prozess und die Erfüllung der Anfrage.

Welche Rolle spielen die Standardvertragsklauseln (SCCs) bei der HubSpot-Nutzung?

SCCs sind vertragliche Garantien, die ein angemessenes Schutzniveau für den Datentransfer in Drittländer ohne Angemessenheitsbeschluss (wie die USA vor dem DPF) gewährleisten sollen. HubSpot nutzt diese als Absicherung. Mit der DPF-Zertifizierung von HubSpot sind SCCs aber zusätzlich verstärkt.

Kann ich personalisierte Inhalte mit HubSpot erstellen und dabei DSGVO-konform bleiben?

Ja, aber nur, wenn Sie eine klare Rechtsgrundlage dafür haben (meist eine spezifische Einwilligung des Nutzers) und die Nutzer transparent darüber informieren. Die Daten für die Personalisierung dürfen nur für die Zwecke verwendet werden, denen zugestimmt wurde.